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Im Bereich Kaufmännische Software wird im Internet mittlerweile eine unüberschaubar große Anzahl an Software angeboten. Die Spanne reicht von einfachen Rechnungsprogrammen für Kleinunternehmen, die zum Teil als Freeware bzw. kostenlos angeboten werden, bis hin zu professionellen ERP-Systemen für Großunternehmen.

   

Welches ist die richtige kaufmännische Software für Ihr Unternehmen?

Die Entscheidung für die passende Kaufmännische Software ist nicht einfach zu treffen, und hängt natürlich stark von den individuellen Anforderungen des Unternehmens ab. Bei einigen Kleinunternehmen wird vielleicht keine Warenwirtschaft, Lohnabrechnung oder Buchhaltung benötigt. Andere Unternehmen wollen Steuerberatungskosten sparen und die Buchhaltung oder Lohnbuchhaltung selbst erstellen. Bei einem Dienstleistungsunternehmen ist eine Warenwirtschaft zumeist nicht von Bedeutung. Für die richtige kaufmännische Software könnte daher zunächst ein Anforderungsprofil für die Software erstellt werden und das passende Budget festgelegt werden.

Bedenken Sie insbesondere: Wenn Sie sich erstmal für eine Software entscheiden haben, ist ein späterer Umstieg unter Umständen mit erheblichem Aufwand verbunden. Zum einen müssen die Daten in das neue Programm übernommen werden, was sich oftmals wegen der unterschiedlichen Datenstrukturen sehr mühsam gestaltet. Zum anderen müssen sich die Mitarbeiter in die neue kaufmännische Software erst einarbeiten.

   

Über welche Module sollte die kaufmännische Software verfügen?

In den meisten Unternehmen wird bei der kaufmännischen Software zumindest ein Modul zum Rechnungen schreiben benötigt. Dieses Modul bietet zumeist die Möglichkeit zur Erfassung der Eingangs- und Ausgangsrechnungen mit angeschlossenem Mahnwesen sowie einen Rechnungsdesigner zum Ändern des Rechnungslayouts. Zudem besteht zumeist die Möglichkeit, die Daten in die Buchhaltung zu übernehmen oder der Berechnung diverser Umsatz-Statistiken.

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Buchhaltung und Umsatzsteuervoranmeldungen

Ob ein Buchhaltungsprogramm für die Bilanzierung oder EÜR benötigt wird, mit dem sich auch eine Umsatzsteuervoranmeldung erstellen lässt, muss individuell beurteilt werden. Viele Unternehmen entscheiden sich als Alternative hierzu für das Outsourcing der Buchführung z.B. an einen Steuerberater. Dieser kann gegebenenfalls auch die Erstellung der Gehaltsabrechnungen übernehmen. Die Steuerberatergebühren für die Lohnbuchführung sind in § 34 StBVV gesetzlich geregelt. Einen Überblick über die Kosten für die Buchführung erhalten Sie in § 33 StBVV und für Jahresabschlussarbeiten in § 35 StBVV.

   

Welche Kosten entstehen durch die kaufmännische Software?

Zum Teil gibt es Kaufmännische Software als Freeware. Diese Software ist dann oftmals in der Funktionalität gegenüber den kommerziellen kaufmännischen Softwareprodukten eingeschränkt. Diese Software eignet sich somit gut zum Testen und um einen ersten Eindruck zu erhalten.

Die Preisgestaltung für kommerzielle kaufmännische Software gestaltet sich unterschiedlich. Möglich sind Lizenzen mit einem einmal zu zahlenden Preis, wobei die Updates dann extra berechnet werden. Alternativ dazu kann kaufmännische Software aber auch über z.B. monatliche Lizengebühren erworben werden, wobei hier die Updates oftmals bereits inbegriffen sind.

Bei der Entscheidung für die passende kaufmännische Software ist auch an die Schulung der Mitarbeiter oder die Kosten für den Datenimport zu denken. Achten Sie daher beim Kauf auch darauf, dass die Software auch noch eingesetzt werden kann, wenn Ihr Unternehmen bestimmte Größenordnungen überschreiten sollte.

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